Privacy

Accordo sul trattamento dei dati personali

Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Versione 1.2 del 30 ottobre 2026. Si allega ai Termini di servizio di Axxell e si accetta online insieme a loro, alla sottoscrizione del piano. Vale per tutti i prodotti: ANIMA, SABE, ATLAS e Axxell Acquisti.

Le parti

Il Cliente, cioè il soggetto che sottoscrive un piano Axxell (ristorante, salone, attività o professionista), con i dati indicati al momento della sottoscrizione. Di seguito «Titolare».

Alex Gatti, ditta individuale, che opera con il marchio Axxell, Via Ca' de Grassi 12, 42030 Viano (RE), P.IVA 03148500352, contatto privacy info@axxell.ai. Di seguito «Axxell» o «Responsabile».

1. Definizioni

I termini usati qui hanno il significato del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»). In più:

Servizio: i prodotti Axxell sottoscritti dal Titolare, come descritti nei Termini e nell'Allegato A.
Dati del Cliente: i dati personali che Axxell tratta per conto del Titolare nell'erogazione del Servizio.
Interessati: le persone a cui si riferiscono i Dati del Cliente (clienti finali del locale, personale, fornitori, contatti del professionista).
Sub-responsabile: un fornitore a cui Axxell affida una parte del trattamento.
Pannello: l'area di configurazione del Servizio (pannello del gestore, impostazioni dell'app Atlas).

2. Oggetto e durata

2.1 Axxell tratta i Dati del Cliente per conto del Titolare al solo fine di erogare il Servizio.

2.2 Natura del trattamento, finalità, interessati, categorie di dati e tempi di conservazione sono descritti per ciascun prodotto nell'Allegato A.

2.3 L'accordo dura quanto il contratto di Servizio. Gli obblighi sulla cancellazione, sulla riservatezza e sulla collaborazione in caso di violazione restano validi finché Axxell conserva Dati del Cliente.

3. Istruzioni del Titolare

3.1 Axxell tratta i Dati del Cliente solo su istruzione documentata del Titolare. Sono istruzioni: questo accordo, i Termini e le scelte che il Titolare fa nel Pannello (per esempio accendere l'agente WhatsApp o l'agente vocale, scegliere i testi dei messaggi, attivare una funzione, collegare la casella di posta in Atlas).

3.2 Se Axxell ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati, ne informa subito il Titolare e può sospenderne l'esecuzione.

3.3 Axxell non usa i Dati del Cliente per finalità proprie. In particolare non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale, non li vende e non li usa per pubblicità.

3.4 Axxell può usare dati aggregati e anonimi sull'uso del Servizio (per esempio quante prenotazioni passano dall'agente vocale, quanti minuti di chiamata) per fatturare, dimensionare e migliorare il Servizio. Questi dati non permettono di identificare gli Interessati.

4. Riservatezza

4.1 Hanno accesso ai Dati del Cliente solo le persone autorizzate da Axxell che ne hanno bisogno per erogare il Servizio o dare assistenza. Sono vincolate alla riservatezza per contratto o per legge.

4.2 Gli accessi del personale Axxell al pannello di un cliente passano dalla Console di Axxell, con avviso di ambiente di produzione.

5. Sicurezza

5.1 Axxell adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'Allegato B, adeguate al rischio (art. 32). Può aggiornarle, a condizione che il livello di protezione non diminuisca.

5.2 Le misure riducono il rischio ma non possono escludere ogni incidente. Axxell non garantisce, per esempio, che gli agenti di intelligenza artificiale non ricevano mai dati che il cliente finale decide di scrivere o dire spontaneamente.

6. Sub-responsabili

6.1 Il Titolare autorizza in via generale Axxell a servirsi dei sub-responsabili elencati nella pagina pubblica dei sub-responsabili (Allegato C), nella versione in vigore al momento della sottoscrizione.

6.2 Axxell avvisa il Titolare di ogni aggiunta o sostituzione almeno 30 giorni prima, con una email all'indirizzo dell'account e aggiornando la pagina pubblica. In caso di urgenza (per esempio un fornitore che chiude o un problema di sicurezza) il preavviso può essere più breve: Axxell lo spiega nell'avviso.

6.3 Il Titolare può opporsi per motivi legittimi legati alla protezione dei dati entro 15 giorni dall'avviso, scrivendo a info@axxell.ai. Le parti cercano una soluzione, per esempio spegnere la funzione che usa quel fornitore. Se non la trovano, il Titolare può recedere dal Servizio senza penali per la parte interessata.

6.4 Axxell vincola ogni sub-responsabile a obblighi di protezione dei dati coerenti con questo accordo. Con i grandi fornitori (per esempio i servizi di cloud e di intelligenza artificiale) lo fa accettando i loro accordi standard, che non sono negoziabili: Axxell li sceglie e li verifica, e indica nella pagina pubblica le garanzie principali di ciascuno.

6.5 Verso il Titolare, Axxell risponde dell'adempimento dei propri sub-responsabili (art. 28.4).

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

7.1 Alcuni sub-responsabili trattano dati negli Stati Uniti o in altri paesi fuori dallo SEE. Il Titolare autorizza questi trasferimenti alle condizioni indicate nella pagina dei sub-responsabili.

7.2 Ogni trasferimento si basa su una di queste garanzie: una decisione di adeguatezza (per gli Stati Uniti, l'EU-US Data Privacy Framework, quando il fornitore è certificato), oppure le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (Decisione 2021/914).

7.3 Per i trasferimenti basati sulle clausole contrattuali tipo, Axxell tiene una valutazione scritta del trasferimento e la mette a disposizione del Titolare su richiesta.

7.4 Quando una garanzia viene meno (per esempio se il Data Privacy Framework fosse annullato), Axxell lo comunica al Titolare e adotta una garanzia alternativa o spegne la funzione interessata.

8. Richieste degli Interessati

8.1 Axxell aiuta il Titolare a rispondere alle richieste degli Interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità), con le funzioni del Pannello e, dove non bastano, con un intervento diretto.

8.2 Se un Interessato scrive direttamente ad Axxell per una richiesta che riguarda i Dati del Cliente, Axxell la inoltra al Titolare entro 5 giorni lavorativi e non risponde nel merito senza sua istruzione.

8.3 Su richiesta scritta del Titolare, Axxell cancella i dati di una singola persona entro 30 giorni.

9. Violazioni dei dati

9.1 Axxell avvisa il Titolare di una violazione dei Dati del Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza.

9.2 L'avviso contiene, per quanto già disponibile, quello che serve al Titolare per la sua eventuale notifica al Garante (art. 33.3): la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di Interessati e di registrazioni coinvolti, le conseguenze probabili, le misure adottate o proposte, un contatto. Le informazioni mancanti arrivano appena disponibili.

9.3 La notifica al Garante e la comunicazione agli Interessati spettano al Titolare. Axxell collabora e non comunica la violazione agli Interessati senza accordo con il Titolare, salvo obbligo di legge.

10. Valutazioni d'impatto e consultazione preventiva

10.1 Axxell fornisce al Titolare le informazioni tecniche che servono per un'eventuale valutazione d'impatto (art. 35) o per la consultazione del Garante (art. 36), in particolare per l'agente vocale e per gli agenti di intelligenza artificiale.

11. Fine del contratto: cancellazione o restituzione

11.1 Alla fine del contratto il Titolare può esportare i suoi dati dal Pannello o chiederne una copia entro 30 giorni.

11.2 Entro 30 giorni dalla fine, Axxell cancella i Dati del Cliente dai propri sistemi in uso, salvo quelli che deve conservare per legge (per esempio dati fiscali). Ne tiene solo una copia di sicurezza, per poter rimediare a una cancellazione per errore, che viene eliminata in automatico; la cancellazione è definitiva entro 90 giorni dalla fine. Le copie di sicurezza dei fornitori scadono secondo i loro tempi, comunque entro lo stesso termine.

12. Verifiche

12.1 Axxell mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo.

12.2 Le verifiche si fanno in primo luogo su documenti: questo accordo, l'elenco dei sub-responsabili, la descrizione delle misure, le certificazioni dei fornitori. Su richiesta motivata, il Titolare può chiedere una verifica più approfondita al massimo una volta l'anno, con 30 giorni di preavviso, a proprie spese, in un modo che non metta a rischio i dati degli altri clienti. Per i sub-responsabili valgono i meccanismi di verifica dei loro accordi.

13. Intelligenza artificiale

13.1 Gli agenti di Axxell (agente vocale, agente WhatsApp, chatbot del sito) si presentano come assistenti automatici all'inizio di ogni conversazione.

13.2 Axxell fornisce al Titolare i testi per informare i suoi clienti e li inserisce nel Servizio.

14. Obblighi del Titolare

Il Titolare:

14.1 informa i propri clienti e il proprio personale del trattamento (artt. 13 e 14). Axxell mette a disposizione un modello di informativa e i testi brevi per chiamate, WhatsApp, prenotazioni e ordini, ma la scelta finale dei contenuti e la loro pubblicazione restano del Titolare;
14.2 individua la base giuridica dei trattamenti che decide di fare con il Servizio;
14.3 raccoglie i consensi che servono, in particolare per i messaggi promozionali (richiami del CRM, offerte via WhatsApp o SMS), e non li invia a chi non ha dato il consenso;
14.4 decide se raccogliere dati sulla salute dei propri clienti (allergie, intolleranze, gravidanza, condizioni della pelle) e, se lo fa, con quale base giuridica e con quali cautele;
14.5 inserisce nel Servizio solo dati che ha il diritto di trattare, e non lo usa per finalità illecite;
14.6 custodisce le credenziali di accesso proprie e del proprio personale (password, PIN di cassa).

15. Clausola specifica per ATLAS

15.1 Il professionista che usa Atlas è titolare dei dati delle persone con cui è in contatto: i corrispondenti delle sue email, i contatti della rubrica e del CRM, i partecipanti degli eventi, i clienti delle sue fatture, le controparti dei movimenti bancari collegati.

15.2 Atlas ascolta attraverso il microfono del computer. Quando l'ascolto è attivo, le frasi rilevate vengono trascritte da un fornitore esterno, anche se sono dette da persone presenti nella stanza che non usano Atlas. Il professionista informa queste persone o spegne l'ascolto in loro presenza.

15.3 Quando il professionista chiede ad Atlas di analizzare lo schermo, un'immagine dello schermo intero viene inviata al fornitore di intelligenza artificiale. Il professionista evita di farlo quando lo schermo mostra dati di terzi che non servono alla richiesta.

15.4 Il professionista non usa Atlas per monitorare persone, per decisioni automatizzate con effetti giuridici su terzi né per altre finalità vietate dal GDPR o dal Regolamento UE 2024/1689 sull'intelligenza artificiale.

15.5 Atlas può riconoscere la voce dell'utente con un'impronta vocale salvata sul suo computer. Questa funzione riguarda l'utente stesso, non i terzi.

16. Responsabilità

16.1 Ciascuna parte risponde verso gli Interessati e verso il Garante secondo l'art. 82 del GDPR.

16.2 Nei rapporti tra le parti valgono i limiti di responsabilità dei Termini di servizio, salvi i casi di dolo o colpa grave.

17. Prevalenza, modifiche, legge

17.1 Per quanto riguarda la protezione dei dati, questo accordo prevale sui Termini in caso di contrasto.

17.2 Axxell può aggiornare questo accordo per adeguarlo alla legge o a cambiamenti del Servizio. Le modifiche che riducono le tutele del Titolare gli vengono comunicate almeno 30 giorni prima e gli danno diritto di recedere.

17.3 L'accordo è regolato dalla legge italiana. Per le controversie è competente il Foro di Reggio Emilia.

Allegato A — Trattamenti per prodotto

A.1 ANIMA, il gestionale per ristoranti e saloni

Interessati	Clienti finali del locale (chi prenota, ordina, scrive su WhatsApp, usa il chatbot del sito, paga online); personale del locale (gestore, camerieri, cassieri, fattorini); fornitori del locale e loro referenti
Categorie di dati	Nome, telefono, email, indirizzo di consegna e posizione sulla mappa; prenotazioni, ordini, note, etichette, consensi; testo dei messaggi WhatsApp e del chatbot; pagamenti (gli estremi della carta li tratta solo Stripe); dati del personale (nome, email, turni, PIN di cassa salvato come hash, posizione GPS del fattorino durante la consegna, chat cliente-fattorino); bolle e fatture dei fornitori; foto caricate per i social; scontrini
Possibili dati particolari	Allergie, intolleranze, gravidanza e altri dati sulla salute, se il cliente li scrive o li dice o se il locale li annota
Finalità	Gestire prenotazioni, ordini, consegne, sala, cucina, cassa, magazzino e fornitori; rispondere ai clienti con l'agente WhatsApp e il chatbot; inviare conferme e promemoria; ricevere e leggere bolle e fatture; preparare e pubblicare contenuti social; emettere scontrini (quando attivo); avvisare il gestore
Operazioni	Raccolta, registrazione, consultazione, elaborazione automatica con modelli di intelligenza artificiale, invio di messaggi, conservazione, cancellazione
Conservazione	Messaggi WhatsApp completi: 90 giorni (buffer tecnico 1 giorno, domande senza risposta 30 giorni). Posizione GPS dei fattorini: 48 ore. Chat cliente-fattorino: 48 ore. Messaggi CRM inviati: 730 giorni. Contatti entrati da soli e non diventati clienti: 60 giorni. Indirizzi geolocalizzati: 180 giorni. Allegati di posta scartati: 30 giorni. Clienti, prenotazioni, note, bolle, scontrini, registro attività: per la durata del contratto

A.2 SABE, l'agente vocale telefonico

Interessati	Chi telefona al locale quando la chiamata passa all'agente
Categorie di dati	Voce e registrazione audio della chiamata, numero di telefono, trascrizione, riassunto e analisi della chiamata, nome, data e ora della prenotazione, coperti, ordine, indirizzo di consegna, note. Per i clienti già noti l'agente riceve dal database nome e ultimo indirizzo verificato
Possibili dati particolari	Allergie e intolleranze dette dal cliente
Finalità	Rispondere alle chiamate che il locale non riesce a prendere, prenotare, spostare o disdire, prendere ordini da asporto e domicilio, verificare l'indirizzo, passare l'ordine al gestionale, mostrare la chiamata al gestore
Operazioni	Ricezione della chiamata, trascrizione, elaborazione con modello di intelligenza artificiale, sintesi vocale, registrazione, conservazione, cancellazione
Conservazione	Nel nostro database: trascrizione, riassunto e analisi della chiamata per 183 giorni, poi cancellati in automatico (resta una riga senza dati personali per il conteggio dei minuti). Presso il fornitore della piattaforma vocale: solo i dati di base della chiamata (durata, orari, esito); registrazione e trascrizione non vengono conservate dopo la chiamata

A.3 ATLAS, l'assistente desktop per professionisti

Interessati	L'utente di Atlas; i corrispondenti delle sue email; i contatti di rubrica e CRM; i partecipanti degli eventi; i clienti delle fatture; le controparti dei movimenti bancari; le persone che parlano vicino al microfono
Categorie di dati	Voce dell'utente e delle persone vicine (audio inviato per la trascrizione), testo delle conversazioni con Atlas, memorie e profilo, email e allegati, eventi, contatti, attività, file e PDF, immagini dello schermo quando richieste, dati del CRM, fatture, saldi e movimenti bancari, luoghi cercati e posizione del computer, brani musicali
Possibili dati particolari	Qualsiasi dato contenuto nelle email o nei file del professionista; impronta vocale dell'utente (resta sul computer)
Finalità	Fare da assistente al professionista: rispondere alle richieste, leggere e scrivere email, gestire calendario, contatti e attività, cercare informazioni, leggere dati aziendali, parlare con voce sintetica
Operazioni	Trascrizione, elaborazione con modello di intelligenza artificiale, sintesi vocale, inoltro ai servizi collegati dall'utente, conservazione di token e CRM sul server, conservazione locale sul computer
Conservazione	Contenuti (testo, audio, email, file) non conservati sul server: passano in memoria e vengono inoltrati. Sul server restano licenza ed email, token di accesso ai servizi collegati (cifrati), CRM, dati di sessione bancaria e log, per la durata della licenza; alla disdetta si applica l'articolo 11. Sul computer: conversazioni, memorie e profilo, finché l'utente non li cancella

A.4 Axxell Acquisti

Il locale inoltra per email, o carica dalla pagina web, le bolle e le fatture dei suoi fornitori. Per i dati personali che stanno in questi documenti il locale è Titolare e Axxell è Responsabile. Le istruzioni del Titolare sono le condizioni di adesione ad Axxell Acquisti, che il locale accetta nel modulo di adesione (punto 7). Questo accordo vale per tutto ciò che lì non è scritto; se ci sono differenze, per Axxell Acquisti valgono le condizioni di adesione.

Interessati	Le persone i cui dati compaiono nelle bolle e nelle fatture: fornitori che sono persone fisiche o ditte individuali, referenti dei fornitori, autisti e chi firma la consegna quando il documento li riporta
Categorie di dati	File delle bolle e delle fatture (foto, PDF, XML) e quello che contengono: nome o ragione sociale, partita IVA e indirizzo del fornitore, numero e data del documento, righe con prodotti, quantità e prezzi; a volte nomi e firme, targhe, IBAN, telefoni ed email del fornitore, note. Dai documenti si estraggono solo ragione sociale e partita IVA del fornitore, numero e data, righe con descrizione, quantità, unità, prezzo e totale: IBAN, telefoni ed email dei fornitori, nomi e firme, targhe e note libere non si estraggono. Dell'email inoltrata si tengono solo gli allegati che sono bolle o fatture
Possibili dati particolari	Nessuno previsto: il locale si impegna a non inviare documenti con dati dei propri clienti, dati sanitari o altri dati che non servono al confronto dei prezzi
Finalità	Leggere bolle e fatture con un sistema automatico che usa un modello di intelligenza artificiale; far ricontrollare a una persona di Axxell le letture non sicure prima di usarle; tenere lo storico dei prezzi per prodotto e fornitore; mandare avvisi (prezzo aumentato, bolla mancante, bolla e fattura che non tornano, prezzo sopra la media della zona), il riepilogo settimanale e il report mensile; calcolare le medie di zona della provincia, che si mostrano solo con almeno 5 locali e senza il nome dei fornitori che sono persone fisiche o ditte individuali
Operazioni	Ricezione delle email e dei file, lettura automatica con modello di intelligenza artificiale, ricontrollo da parte di una persona, registrazione, consultazione, calcolo di medie aggregate, conservazione, cancellazione e anonimizzazione
Conservazione	File delle bolle e delle fatture: 90 giorni dalla conferma della lettura, poi cancellati; un documento scartato (per esempio un doppione) si cancella subito. Righe lette: per la durata del servizio, come storico dei prezzi del locale. Alla fine del servizio il locale ha 30 giorni per chiedere l'esportazione dello storico dei prezzi (CSV); poi Axxell cancella documenti e dati. Dei prezzi restano solo prodotto, prezzo, importo speso, unità, mese e provincia, con il fornitore sostituito da un codice anonimo e senza collegamento al locale, per le medie di zona dei mesi passati. Le copie di sicurezza scadono entro 90 giorni

I dati dell'account, del locale, dei telefoni del personale e degli avvisi Axxell li tratta come titolare, secondo l'informativa privacy di Axxell Acquisti: non rientrano in questo accordo.

Allegato B — Misure tecniche e organizzative

Accessi e separazione dei dati

Ogni locale vede solo i propri dati: la separazione è applicata dal database stesso (policy di isolamento per cliente, Row Level Security), non solo dal codice.
Accesso al pannello con email e password personali; ogni utente è legato al proprio locale.
PIN e codici di cassa del personale salvati solo come hash (scrypt), con conteggio dei tentativi sbagliati.
La Console di Axxell, da cui il personale Axxell accede ai pannelli dei clienti, può essere limitata ai computer approvati e mostra un avviso quando si lavora in produzione.

Trasmissione e integrazioni

Tutte le comunicazioni viaggiano cifrate (HTTPS/TLS).
I messaggi in arrivo dai fornitori (WhatsApp, Retell, Resend, Stripe, A-Cube) sono accettati solo se firmati o accompagnati da un segreto condiviso.
Chiavi e segreti dei fornitori stanno in variabili d'ambiente del server, mai nel codice o nel browser.
Ogni locale ha un proprio token per l'agente vocale, salvato solo come hash.

Luogo dei dati

Database di ANIMA e SABE in Irlanda (Supabase, eu-west-1); funzioni del gestionale e dell'agente vocale a Dublino (Vercel, dub1).
Database e archivio dei file di Axxell Acquisti a Francoforte (Supabase, eu-central-1); funzioni a Francoforte (Vercel, fra1).
Monitoraggio degli errori in UE (Sentry, Francoforte).

Riduzione dei dati

Cancellazioni automatiche secondo i tempi dell'Allegato A.
Prima di inviare un errore al monitoraggio, un filtro toglie nomi, telefoni, indirizzi e token; l'invio dei dati personali predefiniti è disattivato.
L'agente WhatsApp non apre foto, vocali e documenti; usa solo le ultime 24 ore della conversazione.
Il chatbot del sito non salva le conversazioni.
I file usati per compilare il pannello con l'intelligenza artificiale vengono cancellati dopo la lettura.
In Axxell Acquisti dai documenti si estraggono solo i dati che servono al confronto dei prezzi, e i dati di ogni locale sono separati nel database.

ATLAS

I token di accesso a Gmail, Microsoft, Google Sheets e Fatture in Cloud sono salvati sul server cifrati (AES-256-GCM).
Le password per le app di Gmail e le password PEC restano sul computer, cifrate con il Portachiavi (Mac) o DPAPI (Windows), e non passano dal server.
Le chiavi dei fornitori di intelligenza artificiale stanno solo sul server.

Organizzazione

Ambiente di prova separato da quello di produzione (database distinto con dati finti).
Fornitori scelti tra quelli con certificazioni di sicurezza (SOC 2, ISO 27001) e accordo sul trattamento dei dati.

Allegato C — Sub-responsabili

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili, con il servizio che svolgono, i dati che trattano, il luogo del trattamento e la garanzia per i trasferimenti, è pubblicato nella pagina dei sub-responsabili. La versione in vigore al momento della sottoscrizione fa parte di questo accordo.

Versione 1.2 — 30 ottobre 2026. Rispetto alla versione 1.1 del 22 ottobre 2026 cambia solo la parte di Axxell Acquisti (Allegato A.4 e Allegato B). Vedi anche l'informativa privacy e le note legali.